لا يخفى على أصحاب الشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة في وطننا العربي وجود العديد من برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بالأسواق العربية والعالمية، منها ما هو مشهور ومنها ما هو غير معروف، وتتفاوت تلك البرامج في مهامها وأسعارها ومدى توافقها مع الأنظمة المختلفة تفاوتًا كبيرًا قد يترك الكثير من علامات الحيرة على وجوه أصحاب اتخاذ القرار، لذا نكتب لكم هذه المقالة لترسم طريقًا استرشاديًّا لأصحاب الشركات و المؤسسات الصغيرة والمتوسطة لتساعدهم على اختيار النظام الأمثل لشركاتهم دون إنفاق أموالٍ باهظةٍ على خدمات ليسو بحاجةٍ إليها.
إن اختيار البرنامج الأمثل لتخطيط موارد المؤسسات والشركات (ERP) يعتمد في الأصل على معايير أساسية لا يجب أن يغفل عنها أصحاب ومديرو الشركات الصغيرة والمتوسطة، في هذه المقالة نذكر لكم أهم 5 معايير لاختيار نظام الـERP الأمثل لشركتك.
ما الذي تحتاج إلى أن يفعله نظام تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك ؟ قد يبدو السؤال بديهيًّا، لكن إجابته تتطلب قدرًا كبيرًا من التفكير والدراسة، وهنا يأتي دور فريق العمل المعين من أصحاب القرار بالشركة من مختلف مجالات العمل ليدلو كل منهم بدلوه ويضع قواعد وأسس الاحتياجات الأساسية للشركة، ويجب على كل عضوٍ جمع التعليقات والملاحظات الخاصة بقسمه من فريقه الخاص حول كيفية رغبته في استخدام نظام (ERP) جديد، بما في ذلك المميزات المرغوبة. يمكن للفريق الداخلي بالشركة صياغة وثيقة تحليل متطلبات العمل التي تنسق التعليقات، وتوضح رؤية شاملة لكيفية تحقيق النظام للقيمة - المعروف أيضًا باسم عائد الاستثمار – بناءً على الميزانية العامة المحددة و مقدار رأس المال بناءً على الخطة المالية الموضوعة. يجب أن تكون المهام المحددة لنظام الـ(ERP) واقعية ومرتبطة بالميزانية وقابلة للتطبيق، كما يجب تحديد المقاييس التي سيتم استخدامها لقياس عائد الاستثمار المتوقع بطريقةٍ واضحةٍ. يمكن استخدام هذه الوثيقة فيما بعد كدليل أو قائمة مرجعية عند تقييم نظم إدارة الموارد المؤسسية المختلفة، وفي نهاية المطاف، لقياس العائد على الاستثمار في نظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP).
تستخدم معظم الشركات مجموعة أساسية من قدرات تخطيط موارد المؤسسة بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها أو المنتجات والخدمات التي تقدمها، ، وتسمى كل قدرة أو خاصية باسم "وحدة’" أو (Module). تتكون كل وحدة بحد ذاتها من مجموعة من الوظائف التي يمكن أن تدعم عمليات العمل المتعددة ويتم تخصيصها لتلبية حالات الاستخدام المحددة لعملك. وتوجد دائما وحدات لتخطيط الموارد المؤسسية للتمويل والمحاسبة، ويقدم معظم مقدمي خدمات تخطيط الموارد في المؤسسة أيضا وحدات نموذجية للمهام تشمل المشتريات، والتصنيع، وإدارة المخزون، وإدارة الطلبات، وإدارة المستودعات، وإدارة سلسلة الإمدادات، وإدارة المشاريع (لعروض الخدمات المهنية)، وإدارة العلاقات مع العملاء، وإدارة الموارد البشرية. يقدم بعض مقدمي الخدمات آخرين، مثل التجارة الإلكترونية وأتمتة التسويق، على سبيل المثال. سيحدد تقييم الاحتياجات الوحدات اللازمة للتنفيذ الأولي لمؤسستك أو شركتك مع تغير الاحتياجات ونمو الأعمال، ويمكنك في وقتٍ لاحقٍ إضافة وحداتٍ أخرى.
من أهم عوامل نجاحك في اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أن تقوم في وقتٍ مبكرٍ بتحليل وحصر المميزات والوظائف التي يحتاجها عملك في نظام تخطيط موارد المؤسسة، ويجب أن يتضمن تحليل الاحتياجات أهدافًا محددةً، بما في ذلك تعريفٌ واضحٌ لاحتياجات مؤسستك الأساسية. إليك بعض الأسئلة الإرشادية التي ستساعدك الإجابة عليها في تحليل الوظائف التي تحتاجها لشركتك:
عادة ما يساعد الحصول على مساعدة خارجية عند إجراء هذه التقييمات، وبالنسبة للعديد من العروض الشائعة لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، هناك خبراء استشاريون متخصصون، وخبراء في تكامل النظم يتمتعون بخبرةٍ واسعةٍ في هذه الأنواع من التقييمات. بمجرد اكتمال التحليل، اجلس مع مقدمي الخدمة المحتملين لمراجعة النتائج. نظرًا لأن العديد من البائعين متخصصين في صناعات معينة، فمن الأفضل أن تتعامل مع من لديه خبرة أكبر في مجال عملك ونشاطات شركتك.
نرى الكثير من أصحاب الشركات يتسرعون في شراء أغلى وأشهر برامج تخطيط موارد الشركات دون دراسة جدوى الاستفادة من هذا البرنامج ومدى مرونة ذلك البرنامج وتوافقه مع الأنظمة الأخرى داخل الشركة ظنًّا منهم أن السعر الباهظ للبرنامج هو معيارٌ كافٍ لتوفير كل ما تحتاجه الشركة من وظائف وخصائص، وقد يتعجب الكثيرون حين يعلمون أن سعر نظام إدارة الموارد (ERP) ليس في مصافّ المعايير الأساسية في اختيار برنامج إدارة الموارد إلا إذا كان هناك نقصٌ شديدٌ في موارد الشركة المالية تضطر صاحبها إلى تخفيض الميزانية المخصصة لبرنامج إدارة الموارد ( ERP ) بما يؤثر سلبًا على العائد الاستثماري وراء النظام الذي تم اختياره ومدى قدرته على القيام بالمهام المنوطة به بفعالية.
إذا كنت تبدأ من الصفر، سيتعين عليك إجراء مراجعةٍ شاملةٍ للأعمال وتقييم الاحتياجات لمعرفة العمليات الروتينية وسير العمل التي سيتم توليها من قبل نظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) الجديد، وأيها ستظل مستقلة، وأيها سيتفاعل مع برنامج تخطيط الموارد المؤسسية الخاص بك. إذا كنت تقوم بترقية نظام تخطيط موارد المؤسسة الحالي، فقد تظل الكثير من الوظائف كما هي ولكن هناك حاجة إلى مراجعةٍ شاملةٍ لالتقاط كيفية تغير متطلبات العمل منذ طرح النظام الأصلي.
من الضروري على كل صاحب قرارٍ أن يسأل بعض الأسئلة الهامة قبل اتخاذ قرار شراء نظام إدارة موارد مؤسسية (ERP) منها:
تستمر التقنيات المتقدمة في الظهور وتزيد من الفوائد التي يمكن أن يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، و يمكن للأنظمة السحابية والذكاء الاصطناعي (AI)، وبشكل أكثر تحديدًا، التعلم الآلي، تحسين عمليات العمل ؛ وتوفير تحليل ورؤى أعمق وأكثر تنبؤًا؛ وتحسين التجربة الشخصية، والعديد من الفوائد الأخرى، كما قد تدعم بعض النظم أيضًا أجهزة إنترنت الأشياء (IoT)، مثل أجهزة الاستشعار والكاميرات التي تغذي المعلومات إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة ؛ Blockchain، لإجراء المعاملات والتدفق الشفاف للبيانات ؛ والواقع المعزز. كلها تقنيات يطول الحديث في شرحها لكن يكفيك أن تعلم أن تلك التقنيات في تطور مستمر ويمكنك بقليل من الاطّلاع أن تسخّر تلك التقنيات لتطوير نظام العمل بشركتك ورفع نسبة الأتمتة (Automation).
تتفاوت أنظمة إدارة الموارد المؤسسية بشكلٍ كبيرٍ بخصوص الدعم والتدريب، من الأفضل على صاحب الشركة أن تكون لديه صورة كاملة عن شكل الدعم المتوفر من كل نظام وأن تكون لديه إجابات للأسئلة التالية:
بعد تقييم كل الأنظمة المتاحة كل على حدة ، يجب التأكد من فهم البائع لطبيعة عمل شركتك إلى جانب تقييم برنامج الـERP، حيث أنه من الجيد تقييم بائعي الـERP ومدى خبرتهم في نشاط شركتك بالتحديد. سيكون للبائع المثالي تاريخ ناجح في بيع نظام تخطيط موارد المؤسسات السابقة للشركات التي لها نشاطات مشابهة لنشاط شركتك ويفضل أن تكون لها حجم شركتك تقريبًا. كما يجب على البائع الاهتمام بجمع آراء وتجربة العملاء الراضين (و غير الراضين أيضًا) والتحقق منها، وذلك للتأكد من مدى قدرة ذلك النظام الذي أنت على وشك استخدامه من التطور وتحسين تجربة المستخدمين والاهتمام بآرائهم، لأن ذلك من علامات نجاح النظام وقدرته على الاستمرار.