يُعرَف دفتر الأستاذ العام أيضًا باسم دفتر الأستاذ المحاسبي ، ويمكن تعريفه بأنّه أحد أهمّ التقارير الماليّة التي يُنشئها المحاسب أو البرنامج المحاسبيّ للشركة إن لم يكن أهمّها على الإطلاق، حيث أنّه يحتوي على جميع المعاملات الماليّة الخاصّة بالشركة، كما يشمل الأصول الثابتة والأصول المتداولة والمصروفات مستحقّة الدفع والدفعات المقدّمة التي تمّ استلامها من العملاء ، كما أنّنا نجد فيه تفاصيل الإيرادات والأرباح وحقوق الملكيّة كالأسهم العاديّة والأسهم الخزينة والأرباح المحتجزة.
يختصّ دفتر الأستاذ العام بفترةٍ ماليّةٍ واحدةٍ ، حيث يتمّ عادةً فتحه في بداية السنة الماليّة وإغلاقه في نهاية تلك السنة. قد يحتوي دفتر الأستاذ العام على عددٍ من دفاتر الأستاذ المساعدة أو الفرعيّة والتي من شأنها أن تفصل الحسابات الماليّة وتقسّمها بشكلٍ يسهّل تتبّع العمليّات الماليّة المحدّدة ، فعلى سبيل المثال يمكن إنشاء دفاتر أستاذٍ مساعدةٍ مختصّةٍ بالعملاء أو المورّدين لتسهيل عملية تتبّع المبالغ المدفوعة والمبالغ المتبقّية من كلّ عميلٍ أو مورّدٍ ممّا يسهّل الرجوع إليها ومراجعة تلك العمليّات واكتشاف أيّة أخطاءٍ محاسبيّةٍ في وقتٍ مبكّرٍ.
هناك مراحل أساسيّةٌ يمرّ بها تسجيل العمليّات المحاسبيّة في أيّة شركةٍ ، وتُسمّى تلك المراحل بالدورة المحاسبيّة، وتتكوّن من خمس مراحل نتناول كلًّا منها على حدة:
حيث تبدأ الدورة بتسجيل العمليّات الماليّة اليوميّة في دفترٍ خاصٍ بالعمليّات اليوميّة ، ثم تتلو تلك المرحلة عمليّة الترحيل.
في هذه المرحلة يتمّ نقل جميع العمليّات اليوميّة إلى دفتر الأستاذ العام من الدفاتر اليوميّة أو من دفاتر الأستاذ الفرعيّة لتسهيل عمليّة استدعاء تلك البيانات وقت الحاجة، وقد تتمّ تلك المرحلة بشكلٍ يوميٍّ أو أسبوعيٍّ أو شهريٍّ حسب ضغط العمل.
في هذه المرحلة تتمّ مقارنة البيانات الماليّة الموجودة في الملفّات على أرض الواقع بالحسابات البنكيّة ومحتوى المخازن للتأكّد من صحّة البيانات الماليّة التي تمّ تسجيلها ومدى دقّة الملفّات المحاسبيّة في وصف الحالة الماليّة الحقيقيّة للشركة.
بعد التأكّد من مطابقة البيانات المسجّلة بالوضع الحقيقيّ للشركة يتمّ إعداد القوائم الماليّة النهائيّة التي تصف حالة الشركة الماليّة بدقّةٍ والتي سيتمّ الاعتماد عليها في اتّخاذ القرارات الماليّة للفترة المقبلة.
إقفال الحسابات وتدويرها هي آخر خطوات الدورة المحاسبيّة ، و يتمّ فيها إعداد قيود إقفال الحسابات الاسميّة والوهميّة (المؤقتّة) بما يعرف باسم حساب الأرباح أو حساب ملخّص الدخل، وتتمّ عمليّة إقفال الحسابات في عدّة خطواتٍ سنناقشها بالتفصيل في مقالة إقفال الحسابات وتدويرها .
لا يمكن تخيّل تسجيل العمليّات المحاسبيّة الماليّة بدون دفترالأستاذ العام ، فهو بمثابة العينين من الجسد، وبدونه تصبح الشركة كالأعمى الذي يتخبّط في كلّ خطوةٍ يخطوها ولا يعلم ما إذا كان يسير في الاتّجاه الصحيح أم لا. إليكم بعض النقاط الهامّة التي توضّح دور دفتر الأستاذ العام في الملفّات المحاسبيّة :
هي عمليّةٌ نقوم من خلالها باستكشاف مجموعةٍ من المؤشّرات الكمّيّة والنوعيّة بخصوص نشاط الشركة، والتي من شأنها أن تعطينا رؤيةً شاملةً لتقييم أداء الشركة والقدرة على اتخاذ قراراتٍ سليمةٍ.
يهدف التحليل الماليّ إلى قياس مدى استقرار أداء الشركة من خلال دراسة السيولة والربحيّة والمديونيّة والتي ستعطي مؤشّراتٍ واضحةً عما إذا كان هناك خللًا ما في أداء الشركة أم أنّ كلّ شيءٍ على ما يرام.
يمكننا أن نقوم بالتحليل المالي لأداء الشركة عن طريق مقارنة القوائم المالية المختلفة ، وذلك عن طريق استخدام إحدى الطريقتين التاليتين:
حيث تتم مقارنة العنصر في القوائم المالية لنفس الفترة ،وتتم المقارنة الرأسية للقوائم المالية بنسبة أرقام مفردات القوائم المالية إلى إحدى هذه المفردات التي يرغب المحلل نسبة الأرقام إليها.
أمثلة على المقارنة الرأسية:
وفيها تتم مقارنة نفس العنصر في القوائم المالية في فتراتٍ مختلفةٍ ، ويمكن للمقارنة الأفقية أن تأخذ شكلًا من الشكلين الآتيين:
وذلك عن طريق مقارنة أداء نفس الشركة في سنواتٍ مختلفةٍ، و هذه الطريقة تعطي القارئ تصوّرًا عن وضع كل عنصرٍ من عناصر القوائم المالية في كلّ فترةٍ و يمكن أن نبحث عن أسباب التغير و تأثيره حسب أهمية العنصر للشركة.
وفيها تتم مقارنة القوائم المالية للشركة في سنة مالية أو سنوات مالية معينة مع القوائم المالية لسنوات أخرى إما بشكل فردي أو بشكل متوسط لمجموعة شركات منافسة.
و يمكن للمحلل المالي أن يستخدم التحليل الرأسي و التحليل الأفقي معًا ، ومثالٌ على ذلك ( نسبة الأصول المتداولة إلى مجموع الأصول لعام 1422 وثم مقارنتها مع الشركات الأخرى) ، و تجدر الإشارة هنا إلى أن تفسير نتائج التحليل يترك للمحلل المالي نفسه حسب هدفه من التحليل و حسب الظروف المحيطة به.
تُستخدم طريقة النسب المالية في التحليل المالي في استخراج علاقة بين الرقمين المنسوب أحدهما للآخر . و هذه النسب تساعد على التعرف على وضع الشركة المالي.
ويمكن تصنيف النسب إلى عدة تصنيفات كما يلي :
أ- حسب مصادر المعلومات :
أ-نسب قائمة الدخل أو نسب النشاط
ب- نسب قائمة المركز المالي أو نسب رأسمالية
ج- نسب مختلطة تعتمد على قائمة الدخل وقائمة المركز المالي
ب- على أساس تمثيلها للواقع :
أ- نسب فعلية
ب- نسب نمطية
جـ- على أساس مكونات النسبة :
أ- نسب بسيطة ( العلاقة بين عنصرين )
ب- نسب مركبة ( العلاقة بين عدة عناصر )
د - على أساس تقويم الأداء :
1- نسب السيولة 2- نسبة الأداء 3- نسب الملاءة 4- نسب الربحية .
فيما يلي بعض أهم النقاط التي توضّح دور التحليل المالي في الشركات:
ممّا سبق يتّضح لنا أن استخدام التحليل الماليّ من قبل الشركات له من الأهمّيّة ما لا يقلّ عن بقيّة التقارير الماليّة الأخرى حيث أنّه يوضّح مدى فاعليّة الشركة في السوق وترسم طريقها المستقبليّ بخطًى واثقةٍ.