هو تطبيق أو برنامج يجمع كل ما يخص الشركة من وظائف وبياناتٍ وتقاريرٍ في مكانٍ واحدٍ بهدف تسهيل وتبسيط ودمج الوظائف المتعددة داخل المؤسسة سواءً من الناحية الماليّة أو الفنّيّة أو البشريّة.
يحتوي نظام الإدارة المؤسسية على العديد من الأقسام بداخله حيث يمكننا القول بأنه نسخةٌ إلكترونيةٌ من الكيان الذي يمثله، فتجد بداخله قسم الإنتاج والمبيعات والمخزون والمحاسبة والموارد البشرية وقسم إدارة المخاطر وتحليل البيانات وغيرهم الكثير حسب احتياج كل شركةٍ أو مؤسسةٍ وطبيعة عملها.
يدمج نظام الإدارة المؤسسية ERP جميع الأقسام والوظائف في الشركة في نظامٍ حاسوبيٍّ واحدٍ من شأنه أن يخدم جميع الاحتياجات المختلفة للإدارة بشتى أنواعها، ويضع ذلك الدمج جميع الأقسام معًا في برنامجٍ واحدٍ يعمل على قاعدة بياناتٍ واحدةٍ، ممّا يمكّن الإدارات المختلفة من مشاركة المعلومات والتواصل مع بعضها البعض بسهولةٍ وسرعةٍ. يمكن أن يكون لهذا النهج المتكامل مردودًا هائلًا وإفادةً عظيمةً، حيث يرفع من كفاءة العمل بشكلٍ ملحوظٍ بشرط أن يتم تثبيت النظام واستخدامه بشكلٍ صحيحٍ.
هناك 3 أنواعٍ رئيسيةٍ لأنظمة الإدارة المؤسسية:
ويظهر من اسمه أن وجوده ينحصر على داخل الشركة فقط فلا يمكنك الدخول إليه من أجهزة خارج شبكة الشركة ولا علاقة له بشبكة الإنترنت، لذا ينحصر تشغيله على الأجهزة الموجودة داخل الشركة فقط.
ويتميز هذا النوع بمرونته وقدرة المهندسين البرمجيين على تشكيله ليناسب احتياجات شركتك بشكلٍ أفضل لكن صيانته وتطويره تسبب الكثير من المشاكل المستقبلية.
وهو أحدث أنظمة الإدارة المؤسسية وأسهلها من حيث الصيانة وأقلها تكلفةً أيضًا بالمقارنة بالنظامين السابقين، ويتميز بإمكانية الدخول إليه من أي مكانٍ عن طريق الإنترنت كما أنه يتمتع بأنظمة حمايةٍ عاليةٍ يتم تحديثها بشكلٍ يوميٍّ ، كما أن الخوادم المستخدمة في هذا النظام تكون ضخمةً وذات أداءٍ قويٍّ وفعّالٍ بالمقارنة بالنظامين السابقين، وهو النوع المفضل المستخدَم لدينا في "إبتكار" .
تطبيقات الـERP هي أنظمة المكتب الخلفي للمعاملات المسؤولة عن جمع وتخزين وتحليل البيانات الخاصة بالشركة أو المؤسسة. لدى كل نظام إدارةٍ مؤسسيةٍ مجموعةٌ واسعةٌ من الوظائف تقوم بدور المحرك لنظام الأعمال، حيث تتم معالجة البيانات من نظام تخطيط موارد المؤسسات من قبل أدوات استقصاء المعلومات لمعالجة البيانات في المعلومات وإثراء المعلومات من خلالها وتحليلها وتقديم بعض التقارير المبنية على المعلومات المدخلة إلى النظام.
تم تصميم نظم تخطيط موارد المؤسسات بتصميمٍ قياسيٍّ يجمع جميع عمليات الأعمال القياسية لأي شركةٍ أو مؤسسةٍ استنادًا إلى أفضل الممارسات التجارية. توجد في السوق الخليجي أنواعٌ مختلفةٌ من العمليات المالية والفنية والإدارية، لكنهم جميعًا يتمتعون بطابعٍ معياريٍّ. وبالتالي تضطر الشركات التي ترغب في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى تكييف منظماتها مع العمليات الموحدة بدلًا من تكييف حزمة تخطيط موارد المؤسسات مع العمليات الحالية. في "إبتكار" نوفر ميزةً تنافسيةً استنادًا إلى عملياتٍ تجاريةٍ فريدةٍ من حيث أننا نؤمن بأن نظام تخطيط موارد المؤسساتERP يجب أن يتناسب مع جميع عمليات الشركة بلا استثناءٍ للحصول على أفضل أداءٍ.
عندما تعمل الشركة بطريقةٍ منظمةٍ وتكون لدى كل موظفٍ للشركة رؤيةٌ واضحةٌ للمهام المنوط بها، ويتم وضع إجراءاتٍ قياسيةٍ لطريقة سير العمل بالشركة ، سيجد المديرون تقارير دقيقةً وواضحةً عن كل قسمٍ وأدائه بشكلٍ يوميٍّ، مما يسهّل على المديرين وضع أيديهم على مواطن الخلل داخل الشركة والتدخل لعلاج الخلل بأسرع وقتٍ، وهذا سيرفع من كفاءة الشركة إلى أقصى الدرجات.
لدى كل شركةٍ أعمالٌ روتينيةٌ يجب أن يقوم بها الموظفون بشكلٍ دوريٍّ، لذا فإن أتمتة بعض أو كل تلك العمليات الروتينية سيقلل من التكلفة وسيوفر المزيد من الوقت كما سيتيح الفرصة للموظفين أن ينشغلوا بمهامٍّ أكثر تعقيدًا وأهميةً وإنتاجيةً.
يمكن للمديرين وأصحاب الشركات متابعة سير العمل لحظةً بلحظةٍ عن طريق طلب التقارير اللحظية للعمليات التجارية أو أداء الموظفين أو محتوى المخازن أو سير عمليات التوريد دون التواجد داخل مقر الشركة أو المخزن وعن طريق الهاتف الجوال مما يجعل عملية متابعة سير العمل أكثر فعاليةً وراحةً ومتعةً وسهولةً.
إذا كانت شركتك أو مصنعك يحتاج إلى جمع وتحليل كميةٍ كبيرةٍ من البيانات مع الحفاظ على قواعد محددةٍ للجودة والسلامة ، فإن نظم إدارة الموارد المؤسسية ستكون بمثابة يدك اليمنى وحارسك الأمين ، فلن تجد تقصيرًا أو تكاسلًا حيث أن عدم الالتزام بالمعايير لن يمرّ مرور الكرام .
عندما تكتشف خطأً ما في الحسابات أو وجدت بعض البيانات المتضاربة سيسهل عليك مراجعة كل الفواتير والعمليات التجارية والتقارير المالية الخاصة بهذه العملية في دقائق معدودةٍ مما سيجعل تدارك الأخطاء واكتشاف التلاعب أسهل بكثيرٍ من أيّ وقتٍ مضى.
إن القدرة على تحليل البيانات وإدارة المخاطر وتقديم التقارير دون تحيّزٍ ستكون ذات نفعٍ عظيمٍ لأي مؤسسةٍ حيث أن البرنامج لن يتردد في إظهار الحقيقة في التقارير طالما تم استخدامه بشكلٍ صحيحٍ وتم إثراؤه ببياناتٍ حقيقيةٍ ، لأن الأرقام لا تكذب ، فسيكون النظام بمثابة الناصح الأمين لك في أي خطوة قررت أن تخطوها.
يتطور العالم بسرعةٍ كبيرةٍ، ويقع التطور التقني في قلب التطور العالمي، ووجود مثل تلك التقنيات في عالم الإدارة والمال يمنع عنك العديد من المشاكل الناجمة عن قلة الخبرة أو تضارب المعلومات داخل الشركة نتيجة لاختلاف المصدر بين قسمٍ وآخر، فهذه الأنظمة مصممةٌ خصيصًا لمضاعفة نجاحك ورفع كفاءة أدائك مع تجنب المشاكل التقليدية التي يتعرض لها منافسوك نتيجة التأخر التقني والاعتماد على الأساليب الإدارية التقليدية التي عفى عليها الزمن والتي تتطلب منهم مجهودًا جبارًا للحفاظ على مستواها ناهيك عن محاولة تطويرها، لذا نستطيع أن نقول بلا ترددٍ أن الشركات التي لا تتجه إلى أتمتة نظم الإدارة بشكلٍ ما لن يكون لديها القدرة على الصمود في الأسواق سواءً المحلية أو العالمية لفترةٍ طويلةٍ، ولن تتمكن من رؤية المشاكل قبل وقوعها نتيجة لقلة القدرة على تحليل البيانات بشكلٍ صحيحٍ بسبب سوء توزيع وتشتت البيانات بين عدة أقسامٍ وعدم جمعها في قاعدة بياناتٍ واحدةٍ وتحديثها بشكلٍ دوريٍّ.
مع "إبتكار" يستفيد عملاؤنا بشكلٍ كبيرٍ من فهمنا العميق للتقنيات وعمليات الأعمال، كما يعطي فريقنا أولويةً قصوى للتعاون الفعال مع عملائنا لتقديم أفضل تجربةٍ واستفادةٍ من نظام الإدارة المؤسسية السحابي " إبتكار".